Position: Administrative Services Coordinator
Type: Full-Time, permanent
Schedule: 8:00 AM to 4:30 PM
About us
Strathmore is a leading provider of snow removal and commercial landscaping services in Canada. We have been delivering exceptional services for over 60 years to various clients, including businesses, universities, government agencies, and shopping centers. We pride ourselves on fostering a stimulating work environment that prioritizes employee we-being.
Strathmore has won dozens of prestigious landscaping awards over the years, setting the standard for excellence in the Canadian landscaping and snow removal industry.
We are also proud to be one of the most climate friendly, culturally diverse and employee-centric companies in Canada.
About the role
The Administrative Services Coordinator is the first point of contact for employees, suppliers, and visitors. This key role contributes to the daily smooth operation of the office by providing administrative support, ensuring effective coordination, and maintaining clear communication.
Responsibilities include reception, administrative and event coordination, as well as managing office logistics (supplies, uniforms, mobile phones, etc.).
Key responsibilities
Reception and front desk support
Welcome and direct visitors, respond to inquiries, and relay messages to staff Maintain a clean, organized, and professional reception area and common spaces Receive, sort, and distribute incoming mail and packages
Administrative and event coordination
Coordinate internal and external meetings, including room bookings Plan and organize logistics for internal social events Ensure a positive and professional experience for employees and visitors
Office resources and logistics management
Order and manage office supplies (stationery, equipment, furniture, etc.) Manage the uniform room: place orders, monitor inventory, and ensure distribution Maintain accurate records of uniform inventory and distribution Set up and distribute mobile phones to team members Perform other general administrative tasks as required
Profile
High school diploma (DES) or equivalent Bilingual in French and English with excellent oral and written communication skills Proficiency in Microsoft Office and Google Workspace, especially Excel Strong organizational skills and attention to detail Ability to work independently with minimal supervision Strong time management skills and ability to multitask effectively Professional appearance, positive attitude, and team spirit Excellent interpersonal skills and customer service orientation
What we offer
A dynamic and inclusive work environment with opportunities for growth Competitive benefits, including group insurance, wellness initiatives, and RRSP The chance to play a key role in the success and expansion of our company A strong commitment to diversity, collaboration, and employee-focused initiatives
Monday to Friday 8:00 AM to 4:30 PM
Poste : Coordonnateur(trice) aux services administratifs
Type : Permanent à temps plein
Horaire : 8h00 à 16h30
À propos de nous:
Strathmore est l'un des principaux fournisseurs de services de déneigement et d'aménagement paysager commercial au Canada. Nous fournissons des services exceptionnels depuis plus de 60 ans à divers clients, notamment des entreprises, des universités, des agences gouvernementales et des centres commerciaux. Nous sommes fiers de favoriser un environnement de travail stimulant qui donne la priorité au bien-être des employés.
Strathmore a remporté des dizaines de prix prestigieux en matière d'aménagement paysager au fil des ans, établissant la norme d'excellence dans l'industrie canadienne de l'aménagement paysager et du déneigement.
Nous sommes également fiers d'être l'une des entreprises les plus respectueuses du climat, les plus diversifiées sur le plan culturel et les plus axées sur les employés au Canada.
À propos du rôle
Le ou la Coordonnateur(trice) aux services administratifs est la première personne de contact pour les employés, les fournisseurs et les visiteurs. Ce rôle clé contribue au bon fonctionnement quotidien du bureau en offrant un soutien administratif, une coordination efficace et une communication fluide.
Les responsabilités couvrent principalement l'accueil, la coordination administrative et d'événements ainsi que la gestion de la logistique de bureau (fournitures, uniformes, téléphonie, etc.).
Responsabilités principales
Support à la réception et à l'accueil
Accueillir et diriger les visiteurs, répondre aux demandes d'information et transmettre les messages au personnel Maintenir un espace d'accueil et des aires communes propres, organisés et accueillant Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis entrants
Coordination administrative et événements
Coordonner les réunions internes et externes, incluant la réservation de salles Planifier et coordonner la logistique des événements sociaux internes Assurer une expérience positive et professionnelle pour les employés et visiteurs
Gestion des ressources et de la logistique de bureau
Commander et gérer l'inventaire du bureau (papeterie, équipement, mobilier, etc.) Gérer la salle des uniformes : passer les commandes, faire le suivi des stocks Tenir à jour l'inventaire des uniformes et en assurer la distribution Programmer et distribuer les téléphones mobiles aux membres de l'équipe Effectuer d'autres tAches administratives générales au besoin
Profil recherché
Diplôme d'études secondaires (DES) ou équivalent Bilinguisme en français et en anglais, excellentes compétences en communication orale et écrite Maîtrise de Microsoft Office et de Google Workspace, en particulier Excel Solides compétences organisationnelles et souci du détail Autonomie et capacité à travailler avec un minimum de supervision Sens des priorités et capacité à gérer plusieurs tAches à la fois Présentation soignée, attitude professionnelle et esprit d'équipe Excellentes habiletés interpersonnelles, attitude positive et sens du service
Ce que nous offrons
Un environnement de travail dynamique et inclusif avec des possibilités de croissance Avantages concurrentiels, y compris l'assurance collective, les initiatives de mieux-être et un REER La possibilité de jouer un rôle clé dans le succès et l'expansion de notre entreprise Un engagement envers la diversité, la collaboration et les initiatives axées sur les employés
Lundi au vendredi de 8h00 à 16h30
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